商家接海外ERP/CRM，2026年跨境传输最容易踩的坑
你把订单、会员、售后工单同步到海外ERP/CRM，看起来是“系统对接”，在监管视角里就是向境外提供个人信息。一旦被抽查，常见问题不是你没签合同，而是你说不清到底传了哪些字段、传给谁、存多久、能不能再转给第三方，然后被要求整改，严重的会被要求停用相关功能。
从2026年1月1日起施行的《个人信息出境认证办法》，把“认证路径”落到可操作层面；同一时间，新修订《网络安全法》施行，处罚和问责更硬。到2026年3月1日起，新的跨境认证技术规范实施后，材料会更偏“工程化证据”。
选对路径：安全评估 / 标准合同 / 认证，别乱套
你可以把判断逻辑记成一句话：量大或敏感就走安全评估；量没到但要常态出境，标准合同或认证二选一。
- 必须安全评估：典型触发线是自当年1月1日起累计向境外提供100万人以上个人信息（不含敏感）或1万人以上敏感个人信息；以及关键信息基础设施运营者等法定情形。
- 可考虑认证：常见在累计向境外提供10万人以上、不满100万人个人信息，或敏感个人信息规模未到更高门槛，但需要稳定、频繁跨境同步（比如每天把订单和客户资料推送到海外CRM）。认证证书有效期3年，要续期得提前6个月准备。
- 标准合同：适合场景清晰、变更不频繁的出境。合同生效后按要求在规定期限内备案，材料不全会直接卡住。
三件事做扎实：数据清单、影响评估、备案材料
把“数据清单”做成能被审计的样子
别只写“客户信息”。要细到字段级：姓名/手机号/收货地址/IP/设备标识/聊天记录/发票抬头等；标注是否敏感、来源页面、用途、保存期限、接收方国家/地区、是否会再共享。
- 输出三张图：业务流程图、数据流图（含远程访问/接口回传）、系统架构图（含云厂商与子处理者）。
- 做一份“字段最小化”对照表：ERP只需要履约的，就别把营销标签、浏览轨迹一并打包出境。
影响评估（PIA）别写成模板，写成“推理链”
监管更在意你怎么判断风险、怎么落措施。PIA建议至少覆盖：
- 目的与必要性：为什么必须出境？能不能本地化部署或脱敏后再传？
- 规模与风险：本次出境人数、字段敏感度、被滥用会造成什么后果。
- 接收方能力：权限分级、日志留存、加密、密钥归属、事故响应、再转移控制。
- 用户权益：告知是否到位，是否拿到单独同意，删除/更正/撤回同意能否闭环到境外系统。
评估报告和处理记录建议按要求至少保存3年，别等到被问询才补。
备案/申报材料怎么准备，才不容易被退回
不管你走标准合同还是认证，都按“合规包”思路准备：
- 数据分类分级目录、数据清单、数据流说明
- 与境外接收方的合同/具有法律约束力文件（用途、范围、保存期限、再转移、审计权、违约责任）
- 技术与组织措施证据：加密方案、访问控制、日志策略、备份与灾备、人员权限审批记录
- 近12个月安全事件说明与整改闭环材料（有些认证申请会明确要求承诺/说明）
可执行建议：用“两周梳理+一月固化”避免被整改停用
给你一套能落地的节奏：
- 用2周拉通业务、IT、法务：把所有跨境接口点（含海外同事远程看数据）列出来，形成字段级清单。
- 用1个月做PIA并固化控制措施：最小权限、字段脱敏、密钥不出境、全量访问日志、第三方再转移审批。
- 把“用户权利工单”跑通：用户要删除/撤回同意，境外ERP/CRM里也要能同步删除并留痕。
- 业务会快速增长的商家，别卡着阈值跑：提前做路径预案，规模接近门槛就启动安全评估或认证准备，避免临时停同步影响履约。
你想的话，我也可以按“电商+海外ERP/CRM”给你一份字段清单模板和PIA提纲，直接照着填就能用。
