门店资料一散，离职交接就变成“找文件大赛”
门店常见问题就三类：文件到处存、谁都能改、离职的人一走权限还在。用企业网盘（飞书云盘/阿里云盘企业版）把权限分级、外链水印、自动归档落地，基本能把交接从“半天翻聊天记录”压到“10分钟按目录交”。
我见过一个连锁零售，12家店，人员流动一年接近30%。把资料统一进云盘后，店长交接清单从40多项缩到18项，最明显的是“合同/证照/巡店照片”再也不会丢。
权限分级：把“能看”和“能改”彻底分开
建议直接按角色建权限，不要按人一个个配。飞书云盘支持细粒度到文件夹→文档→页面/段落的控制；阿里云盘企业版也能按空间/文件夹做分级授权。
一套通用的权限模板
- 总部管理员：全量管理 + 审批外链 + 查看日志
- 区域/督导：可编辑巡店与培训资料，禁止删除关键文件
- 店长：可编辑本店运营文件夹，合同类仅可读
- 店员：仅浏览SOP/排班/话术，常用设置为“禁止下载/禁止复制粘贴/禁止打印”
- 临时账号（实习/外包）：仅访问指定文件夹 + 设置访问有效期（比如7天）
落地动作很简单：把目录先定死，例如“01证照-只读”“02合同-只读”“03运营-可协作”“04物料-按版本”。权限跟着目录走，人来人走不需要重建规则。
外链水印：资料要能发，但发出去也要“带身份证”
门店经常要把价目表、活动海报、培训课件发给外部合作方。别用无水印截图或随手发原文件，建议开启外链安全组合：
- 外链水印：显示姓名/手机号后四位/时间，谁外传一眼就能定位
- 外链有效期：常用3天或7天，到期自动失效
- 限制权限：外链仅预览，关闭下载与复制
飞书云盘的分享设置里就能做这些安全控制；阿里云盘企业版也支持外链水印与权限限制。门店侧只记住一条：能发外链，但必须走“模板外链”。
自动归档：让文件自己回到该去的位置
交接难的根因是“文件不回家”。把自动归档规则设好，2026年新文件会自己归类，交接时直接按目录验收。
- 按门店编码：文件名含“BJ-003/SH-012”自动进对应门店文件夹
- 按类型：照片进“巡店照片”，PDF进“合同/发票”，表格进“报表”
- 按时间：超过90天未修改的运营文件移动到“/归档/2026/季度”
飞书云盘可用归类规则把资料自动归档；阿里云盘企业版也能用自动归档把文件按条件沉淀到固定目录。
可执行建议（今天就能做）
- 用1小时把目录定成4层以内，并把“证照/合同”单独做只读区
- 用1天跑通一条外链：开水印+7天有效期+仅预览，设成默认分享方式
- 用1周上线自动归档：先从“巡店照片、合同PDF、培训课件”这三类高频文件开始
- 离职当天固定动作：停用账号 + 回收外链 + 导出该员工近30天操作日志做抽检
