证照老是到期才发现？把“台账+提醒+资料包”一次做完
门店证照漏管，最常见的坑是：证照分散在店长抽屉、到期日没人盯、检查来了临时找材料。今天就用一套可直接套用的台账，把营业执照/许可资质/健康证全拉到同一张表里，并做成自动提醒。
台账怎么建：一张表管全门店（10分钟上手）
建议用Excel/在线表格建“证照总台账”，每家店一行或每张证照一行都行。关键是字段要全，后面才能自动筛到期。
- 门店名称/地址（和执照一致）
- 证照类型：营业执照、食品/烟草/卫生等许可证、从业人员健康证
- 证照名称/编号/发证机关
- 有效期起止（精确到日）
- 责任人：店长+区域经理（双人兜底）
- 原件存放位置：店内/总部/保险柜
- 扫描件链接：网盘路径（统一命名）
- 年检/延续要件：体检、培训、现场核查等
- 提醒日：到期前60天、30天、7天
小技巧：把“到期日-今天”做成公式，显示剩余天数，小于30天自动标红。
到期提醒怎么做：别靠人记，用系统推你一把
以现在时间2026年2月21日为例：某员工健康证到期日是2026年3月20日，那今天就已经进入30天预警区间。建议这样设：
- 日历提醒：用手机/企业微信/钉钉日程，直接订阅“证照到期”日历
- 群提醒规则：60天提醒区域经理，30天提醒店长+人事，7天提醒老板/运营负责人
- 补办时长写死：健康证预留7-10天，许可延续预留30-45天（按当地要求再加缓冲）
真实案例：6家门店连锁里，有一家店健康证过期3天才发现，被要求停岗补证、现场写整改，耽误半天营业。其实一条7天提醒就能避掉。
检查应对资料清单：做个“随手就能拿”的证照资料包
把以下材料做成纸质一份+电子一份（店内固定位置+云端同路径），检查来了不慌：
- 营业执照副本：原件/复印件（按要求加盖公章）
- 对应许可证：原件+最近一次延续/变更材料留档
- 人员健康证：在岗人员清单+证件复印/扫描件（含临时替班）
- 员工培训记录：食品安全/卫生/消防等（签到表、照片、试题）
- 日常台账：消毒记录、温度记录、进货查验/票据（按业态准备）
- 整改闭环：检查意见、整改照片、复查记录（时间线清晰）
可执行建议：今天就把所有证照拍照归档到同一个网盘文件夹，按“门店-证照类型-到期日”命名；每周固定10分钟看一次“剩余天数”筛选；每月做一次抽查，随机点2家店核对原件位置和扫描件是否一致。这样到期和检查，基本就不再靠运气了。
