空台率从22%压到10%，靠的不是加班，是三张小工具
这家社区口腔诊所在2026年2月还在被“爽约+临时改期”折磨：一天排满16个号，实际能做完的常常只有12-13个，空台率一度到22%。他们没上复杂系统，就把预约管理拆成三件事：二次确认短信、医保结算差异表、耗材领用签字卡。三周后，空台率稳在10%左右。
二次确认短信：把“可能来”变成“确定来”
他们把确认分两次：预约当下发一次，治疗前一天18:30再发一次。短信很短，但带动作。
- 模板：“明天10:00洗牙，回复1确认/2改期/3取消，改期可选：10:00/11:00/14:30”
- 规则：当天20:30还没回的，前台打电话补确认；回复2的人直接进“候补可用时段池”
变化很明显：以前临时爽约一天3-4个，现在平均1-2个，而且大多能被候补补上。
医保结算差异表：把收银口的争执提前终结
他们发现很多“临时改项目”不是医生想加项，而是患者到店才知道医保报销口径不同，现场纠结半小时，后面号全被拖延。
做法很朴素：一张医保结算差异表贴在前台和诊间，常见项目写清“医保/自费/可能差异点”，并在预约短信里加一句：“涉及补牙材料，医保结算口径以现场为准，可先看差异表”。结果是收银争执从每周7-8次降到2次以内，平均每位患者节省6-8分钟的解释时间。
耗材领用签字卡：让医生按流程走，台位才不会卡
空台率高还有个隐形原因：耗材不清、临时找材料、用完才发现缺货。诊所给每个台位做了耗材领用签字卡，把高频耗材（如树脂、车针、一次性器械包）按“日基数”预配，领用时医生或护士签字，晚班盘点只看卡就能补齐。
这一招把“找东西+临时下楼拿货”的碎片时间压掉了，单台位日均多出0.5-1个可用时段。
你也能照搬的落地建议
- 把确认做成“回复动作”：让患者只回1/2/3，别让对方自由发挥写长句
- 建一个候补池：把愿意提前来/可晚点来的患者单独打标签，爽约就立刻补位
- 差异表别写大而全：先覆盖门诊80%高频项目，三天迭代一次
- 耗材按台位设日基数：缺货责任到“卡”，补货就不会靠吼
- 盯两个数：空台率（目标≤10%）+每次爽约补位成功率（目标≥60%）
