门店资料要集中又不外传，关键在“权限分级+可追溯”
门店文件一多，就会出现三种泄露口子：员工私发外链、把文件拖到个人盘、离职带走整套资料。2026年网盘更卷的是合规治理和可追溯，选工具时别只看空间大小。
通用做法很简单：把资料按“总部/区域/门店”三层建目录；权限按“看/传/改/管”拆开；所有对外分享强制水印、限制下载、设有效期。
坚果云 / 阿里云盘企业版 / 企业微信微盘 / 钉钉云盘怎么配
这四家在2026年企业版里都能做：权限管理、水印、外链控制、离职交接。差别主要在你用哪个办公生态更顺手。
- 坚果云：适合“文件协作密度高”的团队。把“店长只可上传到指定收件夹、不可删除”这种细权限开起来；外链用7天到期+禁止下载；水印建议叠加“姓名+手机号后4位+时间”。
- 阿里云盘企业版：适合需要更强“企业级管控/审计”的公司。把“导出/下载/分享”做成可控开关；对外资料用“只预览不落地”，外链加密码并限制次数（例如每人每日不超过10次打开）。
- 企业微信微盘：适合门店员工都在企业微信里。用组织架构直接分权限，门店群里发文件统一从微盘出；把“可转发到外部”关掉，减少员工随手外发。
- 钉钉云盘：适合钉钉审批、考勤一体化的连锁。把“合同/装修图/价格表”挂到流程节点，默认走云盘；对敏感文件启用“仅企业内打开+截图水印”。
小案例：30家门店、200人。总部建“品牌标准库”，只允许总部编辑；区域可评论不改文档；门店只能下载“自己门店文件夹”，跨店互不可见。外链只给供应商，统一24小时有效。
离职交接怎么做，才能真的带不走
离职最大坑是“账号还在、外链还活着、资料在个人盘”。把这几条写进交接SOP，执行就够狠。
- 账号回收：员工离职当天禁用账号；同步回收其设备登录（手机/电脑）。
- 资料归属：要求所有门店资料只能进“企业空间”，禁止存个人空间；开启“管理员可接管离职者文件”。
- 外链清理：管理员一键查外链列表，离职即全部失效；对长期合作方改用“企业内协作成员”而不是外链。
- 权限最小化：店长也别给“删除/共享/导出”全开，能不用就别开；敏感文件默认禁止下载。
可执行建议（照着做就能落地）
- 用你公司已有生态选工具：企业微信重度就选微盘，钉钉重度就选钉钉云盘；需要更细协作就看坚果云；要强审计管控就看阿里云盘企业版。
- 把目录固定成3层：总部库/区域库/门店库；每层写清“谁能看、谁能传、谁能改”。
- 对外分享统一三件套：水印+到期时间（建议24小时或7天）+禁止下载。
- 离职当天做四步：停用账号→接管文件→清外链→复盘权限是否开大了。
