先把采购申请表搭好
在飞书多维表格或审批中，新建“门店采购申请”。字段建议包括：申请门店、申请人、采购品类、供应商、商品明细、数量、含税单价、预计金额、使用日期和采购原因。金额字段设置自动计算，避免手工填错。
审批入口可以放在飞书工作台，也可以通过群机器人提醒店长提交。门店员工只负责填申请，店长负责确认实际需求。
加上预算校验和分店审批
单独建立“门店月度预算表”，按门店、月份和费用类别记录预算、已用金额与剩余金额。采购申请提交后，用自动化或流程节点校验金额：
- 单笔不超过1000元，由店长审批。
- 1000至5000元，增加区域负责人审批。
- 超过5000元，提交财务和负责人审批。
- 预计金额超过本月剩余预算时，自动标记“超预算”，禁止直接进入付款环节。
分店较多时，审批人不要手工选择。可根据“申请门店”匹配店长和区域负责人，减少错审、漏审。
发票上传与付款台账
审批通过后，申请人补充发票照片或PDF、发票号码、开票日期和价税合计。财务核对发票抬头、金额与采购申请是否一致，再更新付款状态。
建立“采购付款台账”，关联申请单，记录供应商、应付金额、付款账户、计划付款日、实际付款日、付款状态和经办人。状态可以设置为“待发票、待付款、已付款、异常”。
落地时这样检查
建议在2026年9月先选2家门店试跑一周，重点检查预算扣减、审批人匹配和发票上传是否顺畅。确认无误后再推广到全部门店。每月固定导出付款台账，按门店和费用类别复盘，及时调整预算与审批额度。
