用飞书多维表格把采购流程“一张表跑完”
商家最头疼的是：报价散在群里、审批卡在微信、到货没人签、对账靠Excel。用飞书多维表格可以把供应商报价比价 + 采购审批 + 到货验收 + 对账结算串成同一条流程，一条记录从“要买”走到“付款”，全程可追溯。
字段怎么设计：4张表就够用
1）供应商表（基础档案）
- 供应商名称、联系人、电话、开户地址
- 税号/开票信息、付款方式（现结/账期）
- 评分（1-5）、历史合作次数、黑名单标记
2）报价表（比价核心）
- 询价单号、商品SKU、规格、数量
- 供应商（关联“供应商表”）
- 含税单价、运费、交期（天）、有效期（日期）
- 自动算：总价=单价*数量+运费；最低价标记（公式）
3）采购单表（审批主线）
- 采购单号、部门、申请人、用途
- 选定报价（关联“报价表”）
- 审批状态（待提交/审批中/已通过/已驳回）
- 预算额度、超预算（是/否，公式）
4）收货与对账表（闭环）
- 采购单号（关联“采购单表”）
- 到货日期、实收数量、抽检结果、验收人
- 发票号、应付金额、已付金额、差额（公式）
- 结算状态（待对账/待开票/待付款/已完成）
小案例：你要买100件包装盒，A报价3.2元/件运费50，B报价3.0元/件运费120。表里自动算总价：A=370，B=420，避免“只看单价”吃亏。
权限分级：让该看的人看到、该改的人能改
建议按角色做分视图+字段权限：
- 采购专员：可编辑“报价表/采购单表”，但不能改“付款信息、开票信息”。
- 部门负责人：只看本部门采购单视图，可操作审批字段。
- 仓库/质检：只看“待验收”视图，仅编辑实收数、抽检、验收结论。
- 财务：只看“待对账/待付款”视图，可编辑发票号、已付金额、结算状态。
- 供应商（如要协同）：用共享表单收集报价，供应商只填表单，不进主表。
自动化通知：用状态驱动消息，别再人工催
在多维表格的自动化里，用“记录满足条件”触发：
- 采购单状态=审批中：自动@部门负责人，附上比价结果和最低价提示。
- 采购单状态=已通过：自动通知采购专员下单，并把选定供应商、交期同步给仓库。
- 到货日期有值且验收结论为空：自动@仓库/质检当天处理。
- 验收结论=通过：自动创建“待对账”记录并@财务。
- 结算状态=待付款且距离账期≤3天：自动提醒财务与采购确认异常差额。
可执行建议：你现在就挑一个高频品类（比如包材/耗材），用这4张表跑通一轮；把审批阈值定死（例如单笔≥3000走负责人审批，≥20000加财务复核）；一周后再补“评分、黑名单、账期预警”这些增强字段，流程会越用越顺。
