用飞书多维表格把“采购比价+供应商准入”放到一张表里
想把采购比价做得又快又可追溯，多维表格很顺手：一张表管供应商，一张表管报价单，再加一张“准入/黑名单”就够用了。
- 供应商库：企业名称、统一社会信用代码、联系人、结算方式、开票信息、准入状态、合同到期日、附件（营业执照等）
- 询价/比价单：需求编号、品类、规格、数量、交期、3家供应商报价、含税/运费、评分、推荐供应商
- 准入台账：风险等级、资质校验结果、现场/远程评审结论、准入有效期
小案例：采购“办公电脑”，同一型号拉3家报价，设5个评分项（价格40、交期20、售后20、付款10、合规10），表里自动算总分，直接出推荐。
表单收集：让供应商自己填，你只负责审核
在多维表格里开表单视图，把供应商准入资料做成必填项，减少来回催。
- 必填：公司信息、对公账户、税率、发票类型、联系人电话
- 上传：营业执照、开户许可证、资质证书、报价单PDF
- 校验：手机号格式、税号长度、附件必传
表单提交后自动落到“供应商库”，状态默认“待准入”。你还可以给不同品类做不同表单，像“IT类”和“工程类”字段就别混。
审批流配置：准入、比价、用章，一条线走完
把“状态”做成单选：待准入→评审中→已准入→暂停→淘汰；再用自动化/审批串起来。
- 提交表单触发：自动通知采购专员+合规
- 准入审批：采购负责人→法务（合同条款）→财务（结算与开票）
- 比价审批：当“推荐供应商=某家”且“金额≥50000”时，自动走加签到部门负责人
审批通过就把“准入状态”改成已准入，并把供应商拉进“可选供应商”视图，业务同事选供应商时只看这一屏。
续签到期提醒与台账导出：别等合同过期才发现
合同到期、资质到期，最怕漏。用日期字段+自动化提醒就稳。
- 到期前30天/7天：自动私信提醒采购负责人，抄送法务
- 到期当天：状态自动改“暂停”，在比价单里就不会再被选中
- 台账导出：按“已准入+在有效期”过滤，一键导出Excel给审计/财务
可执行建议：今晚就把字段先定下来（不超过25个字段），明天把“电脑/耗材”这类高频品类跑通一单；到2026年3月内，把“金额≥50000自动加签”和“到期30天提醒”两条自动化上线，后面就能靠流程自己转起来。
