错版漏页一旦印了，赔钱还伤口碑
图文快印店最怕客户一句“我发的不是这个版本”。更怕装订完才发现少了2页、彩色变黑白。纸张、机器都是真金白银，印错300份就能把一天利润吞掉。
把订单变成可追溯链：三张表接上就行
1）《文件版本锁定回执》：把“唯一文件”钉死
客户每次改稿都要回执确认：文件名+时间戳+页数+是否含出血+是否已转曲/嵌入字体。店里只认这份“锁定版本”。回执上写清：未锁定文件不进机。
2）《页数色彩校对卡》：把“页”和“颜色”当成两道闸
接单员打印一张A4校对卡贴在样张上：总页数、双面/单面、彩色页范围（如1-8彩、9-120黑白）、装订方式。出片/打印前，操作员对照卡再点一次页数预检。
3）《交付签收留档表》：把“交付现场”变证据
交付时记录：订单号、数量、抽检页码（比如抽3本：封面、目录、P1、P60、P120）、客户签名/盖章、交付时间（2026年2月28日 16:58以后以实际为准），再拍照存档。
一个店内小案例：15分钟多做一遍，省下2000元
有家店接了企业手册120页、300本。客户临时又发“终版2”。他们用版本回执锁定到“终版2-16:10”，校对卡写清“1-12彩”。结果打印前发现RIP里还是“终版1”，当场拦住。按店里核算，真印错至少浪费纸墨装订约2000元，还得通宵补货。
你现在就能落地的做法
- 把三张表做成同一套订单号：回执=01，校对卡=02，签收=03，文件夹同名存云盘。
- 把“锁定回执”设为开机前置条件：没回执不排产，前台话术固定一句。
- 抽检写进签收表：交付前抽检3本，固定页码，不靠感觉。
- 每周复盘5单：看哪个环节最常出错，优化表单选项，不加人也能降错。
