用印怎么管：审批流程别省
实体店最容易出事的点，就是印章被人顺手盖了。建议把“章”当现金管：双人保管、用一次记一次。
一个好用的流程是：申请人在线/纸质提交→店长或负责人审批→保管人核对材料→现场盖章→拍照留档→当日回收入柜。整个过程控制在15分钟内，效率也不差。
- 用印审批单模板字段：用印日期（精确到时分）、用印类型（合同/授权/证明）、对方名称、文件名称与份数、是否骑缝、是否留存复印件、经办人签名、审批人签名、保管人签名、用印照片编号
- 硬规则：章不外借；空白纸不盖；未审批不盖；骑缝章必须拍照
合同原件借阅：借出去就要能追得回
合同原件建议统一放带锁文件柜，钥匙两把，分别在负责人和财务/行政手里。借阅只给“看”，不默认“带走”。
举个真实场景：员工把原件带去复印，路上丢了，对方拿复印件说“你们已同意加条款”。这种纠纷一拖就是几个月，门店现金流直接受影响。
- 借阅归还登记模板字段：合同编号、客户名、借阅人、用途、借出时间、预计归还时间、实际归还时间、经手人、归还时是否完整（页码/附件清单）、备注（拍照/复印件存放位置）
- 建议时限：外借不超过24小时；超时自动提醒负责人
风险台账：把“可能出事的点”列成清单
从2026年2月28日起，你可以做一张“用印与原件风险台账”，每周花10分钟更新。它的作用是：一旦扯皮，证据链能立刻拿出来。
- 风险台账模板字段：事项（用印/借阅）、合同/文件编号、风险描述（如“未按审批用印”）、发生时间、责任人、影响金额预估、已采取措施、整改截止时间、复查结果
现在就能落地的做法
- 把印章放进带编号的封条袋，每次用印拍“封条编号+文件+印章”三合一照片
- 合同原件每份加一张附件清单（页数、附件名称），归还时对照勾选
- 设一条铁律：没有“审批单编号”，任何人都拿不到章、也借不走原件
