用石墨文档企业版做连锁门店证照管理：台账+预警+续证审批
连锁店证照一多，最怕两件事：找不到原件扫描件，和过期没发现。石墨文档企业版这套思路比较稳：用一张“证件台账”管全量，用“有效期预警”管风险，用“续证审批流程”管动作闭环。2026年的具体价格和新功能更新，建议以石墨官方页面为准。
证件台账怎么建：一张表把门店证照拎清楚
在团队空间新建一个表格/表单型文档，命名“门店证照台账”。字段别贪多，够用就行。
- 门店（下拉/关联门店名录）
- 证照类型（营业执照、食品经营许可证、特种设备证等）
- 证照编号
- 发证机关
- 有效期至（日期字段）
- 证照扫描件（附件）
- 责任人（人员字段）
- 状态（在用/临期/续证中/已更新/已作废）
小技巧：给区域经理做一个“仅看自己门店”的视图；总部合规看全量。权限用“可查看/可编辑”分开，避免门店乱改关键字段。
有效期预警怎么做：把风险提前30天、7天推出来
预警别靠人记，靠规则。做两个筛选视图：
- 30天内到期：有效期至 ≤ 今天+30天
- 7天内到期：有效期至 ≤ 今天+7天
再用石墨的提醒/自动化能力，把“临期”自动改状态并通知责任人。举个真实好用的例子：你在台账里录入某张证照有效期至2026年12月7日，系统在2026年11月自动把它推到“30天内到期”视图；到2026年12月初再进“7天内到期”，合规群里就不会漏。
续证审批流程实操：门店发起→区域确认→总部归档
把续证当成一个可追踪的工单，而不是聊天记录。
- 门店在台账里把状态改为续证中，补充“计划办理日期/预计拿证日期”
- 用审批流：提交人=门店负责人；审批人=区域经理+合规；抄送=财务（涉及费用）
- 新证下来后，上传新附件，更新“有效期至”，状态改为已更新，旧附件移动到“历史归档”列或单独库
落地建议（照着做就能跑起来）
你可以今天就定三件事：把全部门店证照在台账里补齐到100条以内也没压力；把预警设成30天+7天两档；把“续证中→已更新”设为必须走审批。跑一周，你会明显感觉证照管理从“救火”变成“按时交作业”。
