一间社区药店的真实复盘：三张表顶住三种“硬核检查”
这家店不大，30多㎡，日均接待120人。2026年2月连着遇到医保稽核、冷链抽查、退换药扯皮。老板没靠“口头解释”，就靠三样纸面证据：处方核验留存表＋冷链温度记录卡＋退换药规则签收单，把风险按在台面上解决。
处方核验留存表：医保稽核最怕“说不清”
稽核当天抽了20笔统筹结算，重点问两件事：处方有没有审核、用药交代有没有做到。店员把留存表一摞拿出来，3分钟对完。
- 必填：处方号/患者信息脱敏、医师与机构、药品通用名/规格/数量、审核人、审核时间
- 风险位：超量、重复用药、特殊管理药品提示、与患者沟通记录（勾选＋一句话备注就够）
- 留存：纸质归档＋拍照存系统，同一笔交易能一键回溯
冷链温度记录卡：抽查时给得出“连续证据”
冷链药品就盯住2–8℃。这家店把记录做成“卡片化”，一天6次手工补点（开门、午前、午后、傍晚、交班、关门），再叠加自动监测截图。抽查问到“某批次到货后在库温度”，能按日期把曲线和卡片对上。
- 卡片字段：时间点、温度、记录人、异常处置（移库/停用/报损/通知供货方）
- 关键动作：一旦超限，先“隔离贴签”，再补齐处置闭环
退换药规则签收单：把吵架变成“按条款办”
纠纷来自一盒需冷藏的药，顾客10天后拿来要求退款。签收单上写清：冷链药品离店后无法确认储存条件，不支持无理由退换；店员交付时让顾客签名并勾选“已告知储存温度与时限”。结果顾客虽然不爽，但不再拉扯。
你现在就能照抄的落地做法
- 把三张表做成A4一页版，字段越少越好，坚持每天用
- 处方留存按“交易流水号”归档，做到5分钟内可抽取任意一单
- 冷链记录坚持“自动监测＋人工补点”，异常只认处置闭环
- 退换规则用大字张贴＋签收单勾选项，交付时同步口头确认
