进货/入库/发票“三单匹配”，把差错挡在付款前
门店供应商结算最容易翻车的点就两个：数量不一致、价格/税率不一致。解决办法很朴素：采购单（PO）+入库单（GRN）+发票三单匹配，三者对上才放行付款。
给你一个门店常见案例：采购单写100箱矿泉水，单价12元；到货时破损2箱，实际入库98箱；供应商发票却开100箱。系统如果只看发票就付款，会多付24元。三单匹配会直接卡住，提示“发票数量>入库数量”。
- 数量规则：以入库为准；差异允许阈值建议设0（生鲜可设1-2%）。
- 价格规则：以采购单为准；临时调价要有变更单，不然一律退回重开。
- 税额规则：发票税率与含税/未税口径要固定，门店常用的就别混着来。
返利、扣款别靠记忆：按“条件-期间-口径”去算
返利和扣款最怕一句话：“上个月说好的”。建议每个供应商都落到一张“条款卡”。写清楚返利条件（按进货额还是销售额）、结算期间（月度/季度）、计算口径（含税/未税、是否扣除退货）。
举个2026年4月的例子：合同约定“月度进货额满10万元返2%（未税）”。你4月进货未税10.5万，返利=2100元。若4月退货未税5000元，而条款写“需扣退货”，那返利应按10万算，返2000元。差100元，不写清楚就必吵。
- 扣款类型建议固定编码：破损扣款、陈列费、促销支持、价保差额。
- 凭证要求：扣款必须挂证据（照片/验收单/促销协议），不然财务不要入账。
应付账龄表怎么做：一眼看出该付谁、卡在哪
门店一多，最实用的不是“感觉快到期”，而是一张可筛选的应付账龄表。字段别花哨，够用就行：
- 供应商名称 / 结算方式（现结、账期30天等）
- 单据号（采购/入库/发票）/ 发票日期 / 到期日
- 应付金额 / 已付金额 / 未付金额
- 账龄分组：0-30天、31-60天、61-90天、90天以上
- 异常原因：缺发票、未匹配、返利未抵扣、扣款未确认
- 责任人/处理截止时间
能立刻执行的做法
- 把付款审批改成：三单匹配通过 + 返利扣款已核对才可提付款。
- 每周固定半小时清“异常原因”列：缺什么补什么，别把问题留到月底爆雷。
- 供应商条款卡统一模板，2026年起新签/续签都按模板走，口径不一致的一律不付款。
- 账龄表按门店和供应商双维度看，90天以上直接拉清单复盘：是流程卡住，还是单据丢了。
